1. Quadro di riferimento e obiettivi del documento

Questa sezione fa parte delle Regole di realizzazione del Registro degli accessi basato sui sistemi di protocollo informatico in consultazione dal 2 agosto 2017 e fino al 22 settembre 2017
Istruzioni per la consultazione

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Il d.lgs. 33/2013, come modificato dal d.lgs. 97/2016, stabilisce il diritto da parte di chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni (c.d. “diritto di accesso generalizzato”). La richiesta di accesso civico generalizzato deve essere valutata dagli uffici competenti al fine di verificare se la richiesta possa essere accolta oppure negata, del tutto o in parte, per tutelare gli interessi pubblici e privati alla riservatezza indicati dall’art. 5-bis, d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. n. 97/2016 (c.d. decreto trasparenza). Pertanto, ogni richiesta di accesso richiede una valutazione caso per caso e l’avvio di un apposito procedimento amministrativo.

La delibera ANAC n. 1309 del 28 dicembre 2016 (c.d. linee guida ANAC) e la Circolare del Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione n. 2 del 30 maggio 2017 (c.d. circolare FOIA, § 9 e all. 3) raccomandano la istituzione di un registro delle richieste di accesso generalizzato presentate presso le amministrazioni (c.d. Registro degli accessi), per perseguire una pluralità di scopi:

  1. semplificare la gestione delle richieste e le connesse attività istruttorie;
  2. favorire l’armonizzazione delle decisioni su richieste di accesso identiche o simili;
  3. agevolare i cittadini nella consultazione delle richieste già presentate;
  4. monitorare l’andamento delle richieste di accesso e la trattazione delle stesse.

Nella circolare FOIA si è fatto riferimento ad una particolare modalità di realizzazione del Registro degli accessi, basata sul riutilizzo di sistemi di protocollo informatico e gestione documentale. Tale scelta deriva dalla opportunità di evitare la realizzazione di nuove infrastrutture e di poter disporre di una soluzione in tempi brevi. Ciascuna Amministrazione può comunque realizzare una autonoma versione del Registro degli accessi, anche difforme con quanto indicato nella circolare FOIA, purché tale soluzione garantisca agli utenti e ai soggetti che monitorano l’applicazione del FOIA la fruibilità dei dati e dei metadati previsti nelle linee guida ANAC e nella circolare FOIA e definiti in dettaglio nel presente documento. L’esposizione di dati e metadati serve per monitorare e per orientare la pratica amministrativa:

  • Monitorare, ovvero fornire tutte le informazioni che permettano di poter fare analisi (comunemente indicata come analytics o Business Intelligence – BI) sulle richieste di accesso ed i rispettivi esiti. Pertanto sono necessari dati che permettano di categorizzare il più possibile le tipologie di richieste e di esiti.
  • Orientare la pratica amministrativa, con una struttura dati che sia in grado di rappresentare le motivazioni associate agli esiti delle richieste in modo tale da guidare le altre amministrazioni nel trattamento di analoghe richieste.

Al fine di supportare le amministrazioni interessate ad adottare la soluzione proposta dalla circolare FOIA per la realizzazione del Registro degli accessi il Dipartimento della Funzione Pubblica ha definito un percorso per la definizione, in modalità condivisa e partecipata, di una serie di istruzioni per l’uso, grazie anche al coinvolgimento dei fornitori dei sistemi di protocollo informatico e gestione documentale.

Il presente documento mira a presentare tale percorso illustrando il framework concettuale utilizzato ed i diversi passi previsti per la sua adozione (Capitolo 2). Inoltre nel Capitolo 3 viene fornito un primo contributo operativo attraverso la definizione di un set di indicazioni operative per la realizzazione in formato XML dei dati minimi da gestire attraverso il Registro.

 

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