ALLEGATO 3: MODALITÀ DI REALIZZAZIONE DEL REGISTRO DEGLI ACCESSI

Questa sezione fa parte della consultazione FOIA in consultazione fino al 19 maggio 2017

Allegato 3: Modalità di realizzazione del Registro degli Accessi

Per gestire correttamente le istanze di accesso generalizzato presentate, nonché per realizzare il Registro delle degli accessi, indicata anche nelle Linee guida ANAC (del. n. 1309/2016), è fortemente auspicabile che le amministrazioni utilizzino i sistemi di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali.

In vista di questo utilizzo, si possono ipotizzare tre possibili scenari o situazioni di partenza:

  • scenario I: amministrazione dotata di un sistema che gestisce, oltre alla registrazione di protocollo, anche la gestione di fascicoli procedimentali con un profilo di metadati estendibile e configurabile, con o senza un motore di workflow di ausilio alla esecuzione automatica delle attività previste dalle procedure[1];
  • scenario II: amministrazione dotata di sistemi di protocollo che, pur non disponendo di funzionalità per configurare il profilo esteso di fascicoli procedimentali, offrano almeno la possibilità di definire un profilo di metadati esteso per le classi documentali.
  • scenario III: amministrazione dotata di un sistema che realizzi la sola funzionalità minima di registrazione di protocollo.

1.     Scenario I: il sistema di protocollo e la gestione dei fascicoli

Nel primo scenario, per ogni richiesta di accesso, l’amministrazione deve definire un fascicolo procedimentale di una specifica tipologia, opportunamente configurata per accogliere tutti i dati che possono essere generati durante l’esecuzione del procedimento, compresi il repertorio del fascicolo, lo stato della richiesta (accolta/respinta/sospesa), una sintesi della richiesta stessa e una sintesi delle motivazioni della decisione, in caso di diniego.

La valorizzazione dei metadati attinenti a ciascuna tipologia di fascicolo procedimentale configurata per l’accesso è effettuata dagli addetti al procedimento secondo modalità operative che possono variare a seconda della presenza o meno di sistemi di automazione del flusso di lavoro. Nel fascicolo confluiscono tutti i documenti del procedimento relativo all’istanza di accesso, compresa l’istanza stessa.

Le informazioni rilevanti per il Registro degli accessi sono oggetto di una estrazione automatica, effettuata attraverso una interrogazione avente ad oggetto i fascicoli procedimentali delle tipologie configurate per le varie modalità di accesso. Tale report dovrebbe essere elaborato e approvato prima della pubblicazione al fine di verificare la presenza di riferimenti a nomi di persone o altri dati coperti da riservatezza (da rimuovere prima della pubblicazione del Registro).

Le attività a carico delle amministrazioni sarebbero, dunque, le seguenti:

  1. configurazione delle tipologie di fascicolo procedimentale corrispondenti ai vari tipi di accesso (con tutti i metadati previsti);
  2. definizione del flusso di lavoro (manuale o automatico);
  3. configurazione del report corrispondente alle informazioni rilevanti per il Registro degli accessi;
  4. elaborazione ed approvazione del report stesso prima della pubblicazione secondo la cadenza (trimestrale) prevista.

2.     Scenario II: il sistema di protocollo con metadati

Nel secondo scenario, la produzione automatica del Registro degli accessi come particolare tipo di report è possibile se il sistema di protocollo consente almeno la configurazione di un profilo esteso dei metadati associati alle classi documentali.

L’istanza di accesso protocollata nel sistema identifica il relativo procedimento amministrativo e può essere dotata di tutti i campi generabili durante la sua esecuzione, anche quando tali informazioni vengono raccolte in momenti diversi durante la lavorazione di documenti collegati. In tal caso, venendo a mancare l’elemento aggregante del fascicolo procedimentale, sarebbe consigliabile prevedere, oltre alla registrazione di protocollo, anche la registrazione dell’istanza su uno dei repertori dedicati alle richieste di accesso e differenziati per tipologia.

Anche in questo scenario, le attività in carico alle amministrazioni sono limitate alla configurazione dei sistemi esistenti. Rispetto allo scenario precedente (I), però, la configurazione è effettuata sulle classi documentali dedicate alla rappresentazione delle istanze di accesso e dei relativi procedimenti.

3.     Scenario III: il sistema di protocollo con solo funzionalità minime

Nel terzo scenario – riguardante l’ipotesi, invero remota, in cui l’amministrazione sia dotata di un sistema di protocollo informatico che realizzi la sola funzionalità minima – si può definire uno specifico repertorio di registrazione particolare per ogni tipologia di accesso dove tenere traccia delle istanze.

Le informazioni sullo stato del relativo procedimento e sul suo esito devono essere gestite manualmente, su un diverso sistema informativo (ad esempio, un foglio elettronico condiviso).

4.     Campi del Registro degli accessi

Il Registro degli accessi, da pubblicare con cadenza trimestrale, dovrebbe comprendere i dati utili a gestire in modo efficiente le richieste di accesso ricevute, ad agevolare l’esercizio del diritto di accesso generalizzato da parte dei cittadini e a monitorare l’attuazione della disciplina in materia.

Segue un elenco esemplificativo dei dati rilevanti:

  • Istanza di accesso
    • Data di presentazione
    • Oggetto della richiesta
    • Presenza di controinteressati
    • Esito: Accoglimento (accesso consentito); Diniego parziale; Diniego totale
    • Data del provvedimento
    • Sintesi della motivazione (ragioni del diniego totale o parziale)
  • Istanza di riesame
    • Data di presentazione
    • Esito: Accoglimento (accesso consentito); Diniego parziale; Diniego totale
    • Data del provvedimento
    • Sintesi della motivazione
  • Ricorso al giudice amministrativo
    • Data di comunicazione del provvedimento all’amministrazione
    • Esito: Accoglimento (accesso consentito); Diniego parziale; Diniego totale.

[1] Per fascicolo procedimentale si intende una unità archivistica atta ad aggregare documenti e metadati specifici raccolti o generati durante la trattazione di un’istanza di qualunque procedimento amministrativo.

5 Commenti

  1. Francesco Addante

    Come già segnalato in precedenza su http://open.gov.it/consultazione-terzo-nap/foia-attuazione-e-monitoraggio/?replytocom=318, si propone di pubblicare una serie di FAQ (che si potrebbero costituire nel tempo e localizzati sul web sul sito dell’ANAC) sui casi particolari di istanza di accesso civico presentati riportanti il riferimento normativo e interpretativo (D.lgs.97/2016, future Linee Guida Anac, Sentenze e Orientamenti della Giurisprudenza consolidata) da aggiornare periodicamente in base all’evoluzione della disciplina in modo da agevolare i riscontri che le P.A. dovranno fornire ai cittadini. FAQ AUTOREVOLI alle quali il cittadino potrebbe appellarsi a seguito di inerzia della P.A. e costituire un valido presupposto per un ricorso

    Suggerisco di rendere evidenti a tutti (e non solo all’autore dell’istanza) i risultati delle istanze di accesso civico per le quali il cittadino può avere un riscontro dello stato della sua pratica tramite http://campagnatrasparenza.anticorruzione.it/. Si tratta di segnalazioni che L’ANAC prende in carico a seguito di inerzia della P.A. e per la quali interviene con il suo potere d’ordine e in minima parte sanzionatorio. L’Autorità già pubblica periodicamente i suoi report sulla sua attività di vigilanza http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/Trasparenza/Vigilanza. Quello che propongo è fornire un report sullo stato della pratica in tempo reale e con un dettaglio maggiore rispetto a quanto già effettua l’ANAC in modo più complessivo e globale. La tecnologia attuale già consente di realizzare siffatte piattaforme.Reference

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  2. patrizia saggini

    In base al DPR 445/2000 la gestione del registro è necessaria solo in particolari tipologie di documento, che di solito sono escluse dal protocollo.
    Quindi per gli enti che gestiscono i fascicoli è sufficiente pubblicare un report dei documenti presenti, alla scadenza definitaReference

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  3. eeehhhh...

    Mi permetto di evidenziare che in tutta la circolare si parla (implicitamente) di istanze riferite SOLO a pratiche coeve o quasi alla richiesta, ma una richiesta di accesso generalizzato potrebbe benissimo riferirsi a pratiche esaurite da anni. Va da sè che tutta questa appendice sul protocollo è inutile, con riferimento ai fascicoli protocollati anni fa, magari in cartaceo… Senza una indicizzazione e digitalizzazione adeguata degli archivi delle PA è impensabile una trattazione rapida di queste istanze, e qualunque riferimento di altri a ciò che fanno in UK risulta del tutto inutile e -mi permetto si dire- sembra quasi una presa in giro: ma veramente pensiamo che basti trapiantare una buona pratica straniera, quando mancano le basi infrastrutturali minime per applicarla??
    Pensare che l’eventualità che PA solo con la funzionalità minima del protocollo siano una “eventualità remota” mi fa dubitare del fatto che chi ha scritto la circolare viva in Italia. Senza voler far nomi di enti, invito l’estensore a farsi un giro per ministeri (Roma basta), e vedrà se ne trova. Purtroppo la situazione è molto più variegata di quanto si pensi, e usare come parametro della situazione dei protocolli delle PA i sw in uso alla Funzione Pubblica è quantomai fuorviante.
    E’ indispensabile inserire da qualche parte nella circolare una precisazione su ciò che accade alle istanze di accesso generalizzato riferite a pratiche versate agli archivi di stato o archivi storici degli enti locali. Le linee guida chiariscono (fortunatamente) che sono soggette alle loro normative (quindi, anche ai loro divieti di consultazione e al versamento dei canoni di riproduzione!!) e non all’accesso generalizzato, ma dato che si ha la pretesa di emanare una circolare generale, è più che mai opportuno ribadirlo.

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  4. Marianna Tascone

    Più che sistemi di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali si dovrebbe parlare di sistemi di gestione documentale, anche ai sensi dei DPCM contenenti le regole tecniche del CAD sul protocollo informatico. Infatti, come sottolinea anche Patrizia Saggini, in una PA esiste il protocollo informatico ma esistono anche altri registri e repertori che spesso interagiscono tra loro nella gestione di un procedimento. Non è consigliabile “scardinare” la gestione degli accessi dal sistema unico di cui fa parte e che altre norme cercano di consolidare. Concordo inoltre che sia assolutametne necessario gestire anche il tema della conservazione, digitale e non,
    Le 3 tipologie di accesso sono procedimenti amministritativi ad istanza di parte (a cui si applica anche l’art 35 del D.lgs 33). Nella PA può esistere un sistema informativo per la gestione dei procedimenti in cui viene repertoriata ogni istanza attivata, a prescindere dal tipo di procedimento. In uno scenario come questo, i 3 accessi sarebbero un sottoinsieme di questo repertorio. Il “registro degli accessi” costituirebbe un ulteriore registro o repertorio informatico (rimando alle definizioni dell’allegato 1 dei dpcm di cui sopra) e potrebbe essere formatao dalla pubblicazione del sottoinsieme delle istanze dei 3 accessi in una sezione specifica di Amministrazione trasparente, con una repertoriazione propria riferita all’ordine di pubblicazione.
    Riepilogando, una comunicazione pervenuta alla PA e protocollata entra nel processo di gestine del procedimento: l’avvio dell’istanza viene registrato in un sistema di gestione dei procedimenti (che comprende anche la gestione del fascicolo relativo) trasversale a diversi registri particolari dell’ente, le istanze delle tipologie di accesso vengono pubblicate in un portale web. La modifica dello stato di gestione dell’istanza aggiornerebbero lo stato della stessa sul portale. La chiusura dell’istanza, inoltre, può avvenire con provvedimenti repertoriati in registri particolari e non protocollati (es. deliberazioni, determinazioni dirigenziali tipologie documentali diverse con metadati diversi).

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