ALLEGATO 1: PRESENTAZIONE DELL’ISTANZA DI ACCESSO

Questa sezione fa parte della consultazione FOIA in consultazione fino al 19 maggio 2017

 Allegato 1: presentazione dell’istanza di accesso

Ai fini di una corretta gestione dell’istanza di accesso sarebbe opportuno prevedere – all’interno della modulistica o del servizio on-line previsto per il FOIA – il set minimo di informazioni descritto nei seguenti paragrafi.

1.1 Informazioni online per la presentazione dell’istanza

È opportuno che l’Amministrazione fornisca le informazioni per la corretta presentazione dell’istanza tramite la modulistica resa disponibile nella pagina del sito istituzionale dedicata all’”Accesso generalizzato”.

Tra le informazioni, è sufficiente indicare le seguenti: indicazione degli Uffici competenti alla ricezione delle istanze, rispettivi indirizzi fisici e di posta elettronica (certificata e non certificata), recapiti telefonici, orari di accesso e ufficio competente per la presentazione diretta dell’istanza.

 

1.2. Dati da includere nella modulistica per la presentazione dell’istanza

  1. a) Dati anagrafici del richiedente
  • Nome
  • Cognome
  • Luogo di nascita
  • Data di nascita
  1. b) Residenza del richiedente
  • Indirizzo
  • CAP
  • Comune
  • Provincia o Stato estero
  1. c) Informazioni di contatto (recapiti del richiedente)
  • Indirizzo di posta elettronica (certificata o non certificata)
  • Domicilio (se diverso da residenza)

Tali informazioni possono essere utili sia per instaurare un dialogo con il richiedente (§ 8 della circolare), sia per trasmettere i dati e i documenti richiesti. Con il consenso del richiedente, è opportuno privilegiare la comunicazione in forma elettronica.

  1. d) Oggetto della richiesta

Per una migliore identificazione dei dati o documenti ai quali si chiede di accedere, si potrebbe segnalare al richiedente l’opportunità di indicare, oltre all’oggetto del dato o documento richiesto, anche, ove noti, gli estremi del documento o la fonte del dato, una descrizione del loro contenuto e l’ufficio competente.

Potrebbe, inoltre, essere utile classificare e rendere disponibili – nella modulistica o nella pagina web dedicata all’accesso generalizzato – i principali settori o ambiti di competenza di ciascuna amministrazione e delle sue articolazioni, in modo che l’istante possa specificare il settore o ambito che ritiene rilevante ai fini della trattazione dell’istanza. Sarebbe, così, favorito il corretto instradamento della richiesta, anche a beneficio dell’amministrazione, che sarebbe facilitata nella corretta assegnazione dell’istanza all’ufficio interno competente.

  1. e) Modalità di risposta e trasmissione dei dati o documenti

Ferma restando l’opportunità di privilegiare, per tutte le comunicazioni, la via telematica, è opportuno acquisire il consenso del richiedente in merito alle modalità di trasmissione:

  • tramite l’indirizzo di posta elettronica fornito nelle informazioni di contatto (opzione preferibile);
  • tramite servizio postale all’indirizzo fornito nelle informazioni di contatto;
    • personalmente presso gli uffici dell’Amministrazione (avendo cura di fornire all’istante indirizzo e orari degli stessi).

L’amministrazione tiene conto della preferenza espressa dal richiedente, ove diversa dalla trasmissione della documentazione in forma digitale per via telematica, sempre che tale preferenza non comporti un onere eccessivo per l’amministrazione o rischi di pregiudicarne il buon andamento.

  1. f) Finalità della richiesta (informazione facoltativa)

Fermo restando che il richiedente non è tenuto a indicare i motivi dell’istanza (art. 5, c. 3, d.lgs. n. 33/2013), l’amministrazione potrebbe chiedere all’istante di precisare le finalità della richiesta, chiarendo che tale informazione è facoltativa e potrebbe essere utilizzata a fini statistici, e/o al fine di precisare ulteriormente l’oggetto della richiesta e/o al fine di adottare una decisione che tenga conto della natura dell’interesse conoscitivo del richiedente.

Nel precisare che l’indicazione delle finalità della richiesta non è obbligatoria, la modulistica potrebbe prevedere, ad esempio, le seguenti opzioni:

  • A titolo personale
  • Per attività di ricerca o studio
  • Per finalità giornalistiche
  • Per conto di un’organizzazione non governativa
  • Per conto di un’associazione di categoria
  • Per finalità commerciali

4 Commenti

  1. patrizia saggini

    Se la richiesta di accesso contiene tutte le informazioni previste, può considerarsi valida anche se presentata senza utilizzare il modello pubblicatoReference

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  2. Roberto Scano

    La modulistica dovrà garantire a tutti i cittadini la possibilità di interagire con il documento, ovvero di poter compilare lo stesso con tecnologie informatiche.

    è necessario evitare che le PA pubblichino documenti fac-simile in PDF inutilizzabili.
    Andrebbe inoltre ribadito e incentivato l’uso di moduli interattivi (accessibili secondo legge 4/2004) per l’acquisizione da parte della PA della richiesta.Reference

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  3. patrizia saggini

    Ho visto ora che il punto è già trattato, quindi il commento è superfluoReference

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  4. Umm

    Qui si burocratizza inutilmente l’istanza. La modulistica non deve assolutamente essere obbligatoria, qualsiasi forma deve poter andar bene, anche un foglietto scritto a mano in una portineria di ente locale dalla novantenne o dallo straniero, o la mail scritta dal bambino per una ricerca a scuola, non solo moduli interattivi da compilare via pc o telefono…

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