3 . Le modalità di presentazione della richiesta

Questa sezione fa parte della consultazione FOIA in consultazione fino al 19 maggio 2017
   

  1. Le modalità di presentazione della richiesta

Per ciò che attiene alle modalità di presentazione dell’istanza di accesso generalizzato, ad integrazione di quanto raccomandato nelle Linee guida A.N.AC. (Allegato, §§ 6 ss.), si osserva quanto segue.

In base all’art. 5, c. 3, del d.lgs. n. 33 del 2013, “L’istanza di accesso civico identifica i dati, le informazioni o i documenti richiesti e non richiede motivazione. L’istanza può essere trasmessa per via telematica secondo le modalità previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (…)”. Come si desume da tale previsione, per la presentazione delle istanze di accesso generalizzato la legge non prevede nessun requisito come condizione di ammissibilità.

Pertanto, in conformità al criterio del minor aggravio possibile, sopra enunciato (§ 2.1, ii), dovrebbe ritenersi in linea di principio preclusa la possibilità di dichiarare inammissibile una istanza di accesso generalizzato per motivi formali o procedurali, salvo quanto specificato di seguito in ordine alla identificazione dell’oggetto dell’istanza (§ 3.1) e del richiedente (§ 3.2).

3.1. L’identificazione dell’oggetto della richiesta

In base al richiamato art. 5, c. 3, d.lgs. n. 33 del 2013, è sufficiente che l’istanza “identifichi” i dati o i documenti richiesti. Nel valutare l’adeguatezza di tale identificazione, le pubbliche amministrazioni devono tener conto della difficoltà che il richiedente può incontrare nell’individuare con precisione i dati o i documenti di suo interesse.

Per questa ragione, conformemente al parere formulato dal Consiglio di Stato (parere del 18 febbraio 2016, punto 11.3), nella versione finale del richiamato art. 5, c. 3, non compare più l’obbligo per l’istante di identificare “chiaramente” i dati o documenti richiesti. Ne deriva che, nel caso di richiesta formulata in termini talmente vaghi da non consentire di identificare l’oggetto della pretesa conoscitiva (c.d. richiesta generica) o volta ad accertare il possesso di taluni dati o documenti da parte dell’amministrazione (c.d. richiesta esplorativa), l’amministrazione dovrebbe assistere il richiedente al fine di giungere a una adeguata definizione dell’oggetto dell’istanza.

Nell’ipotesi di richieste generica o meramente esplorativa, nelle Linee guida A.N.AC si ammette la possibilità di dichiarare l’istanza inammissibile, ma si chiarisce che, prima di dichiarare l’inammissibilità, “l’amministrazione destinataria della domanda dovrebbe chiedere di precisare l’oggetto della richiesta” (Allegato, § 4). Pertanto, tale ipotesi di inammissibilità deve essere intesa in senso restrittivo: l’amministrazione dovrebbe ritenere inammissibile una richiesta formulata in termini generici o meramente esplorativi soltanto quando abbia invitato (per iscritto) il richiedente a ridefinire l’oggetto dell’istanza o a indicare gli elementi sufficienti per consentire l’identificazione dei dati o documenti di suo interesse, e il richiedente non abbia fornito i chiarimenti richiesti.

3.2. L’identificazione del richiedente

In base all’art. 5, c. 2, d.lgs. n. 33/2013, il diritto di accesso generalizzato spetta a “chiunque”, a prescindere dalla qualità o condizione (ad esempio, di cittadino o residente) del richiedente: nessuna differenziazione o disparità di trattamento è ammissibile ai fini del godimento del diritto in questione. L’art. 5, c. 3, stabilisce, inoltre, che l’esercizio del diritto di accesso “non è sottoposto ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente” e che l’istanza “non richiede motivazione” (v. anche Linee guida A.N.AC., Allegato, § 3).

Ne deriva che, in linea di principio, la identificazione del richiedente non sarebbe necessaria ai fini dell’esercizio del diritto. Tuttavia, l’identificazione del richiedente può ritenersi indispensabile ai fini di una corretta gestione delle istanze: ad esempio, ai fini della trasmissione dei dati e documenti richiesti o della trattazione di una pluralità di istanze identiche (seriali) o onerose (vessatorie) da parte di uno stesso soggetto.

L’identificazione del richiedente va, pertanto, intesa come condizione di procedibilità della richiesta. In caso di richiesta anonima o da parte di un soggetto la cui identità sia incerta, l’amministrazione deve comunicare al richiedente la necessità di identificarsi secondo una delle modalità di seguito indicate (§ 3.3).

3.3. Le modalità di invio dell’istanza

L’art. 5, c. 3, del d.lgs. n. 33 del 2013 stabilisce che “L’istanza può essere trasmessa per via telematica secondo le modalità previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (…)”, senza escludere altre possibilità. Qualsiasi modalità di presentazione dell’istanza (anche a mezzo fax o brevi manu, ai sensi dell’art. 38 d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445) deve ritenersi, pertanto, ammissibile, come già chiarito nelle Linee guida A.N.AC. (Allegato, § 7)

Nei casi di trasmissione per via telematica dell’istanza – indicata come modalità ordinaria dall’art. 5, c. 3, d.lgs. n. 33/2013 – trova applicazione l’art. 65, c. 1, del d.lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD). In base a tale disposizione, le istanze presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono “valide” ed “equivalenti” alle istanze sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento, nei seguenti casi:

  1. se sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d’identità;
  2. se sono trasmesse dall’istante mediante la propria casella di posta elettronica certificata;
  3. se sono sottoscritte mediante la firma digitale;
  4. se l’istante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID) o attraverso la carta di identità elettronica o la carta nazionale dei servizi.

In riferimento alla prima opzione (sub a), è opportuno chiarire che l’istanza deve ritenersi validamente proposta in particolare quando siano soddisfatte le seguenti condizioni:

  • che l’istanza di accesso sia stata inviata tramite un indirizzo di posta elettronica certificata o non certificata;
  • che nel messaggio di posta elettronica sia indicato del nome del richiedente (senza necessità di sottoscrizione autografa);
  • che sia allegata al messaggio una copia del documento di identità del richiedente.

3.4. Istruzioni per l’uso: modulistica, indirizzo di posta elettronica dedicato

Al solo fine di agevolare l’esercizio del diritto di accesso generalizzato da parte dei cittadini e senza che ne derivino limitazioni in ordine alle modalità di proposizione delle istanze, è opportuno che ciascuna pubblica amministrazione renda disponibili sul proprio sito istituzionale, nella pagina sull’“Accesso generalizzato” della sezione “Amministrazione trasparente” (v. Linee Guida A.N.AC., § 3.1.) e con apposito link nella home page, quanto segue:

  • informazioni generali su:
    • la procedura da seguire per proporre una istanza di accesso generalizzato;
    • i mezzi esperibili (procedura di riesame e ricorso in via giurisdizionale), ai sensi dell’art. 5, c. 7, d.lgs. n. 33/2013, in caso di mancata risposta dell’amministrazione entro il termine di conclusione del procedimento o in caso di diniego parziale o totale dell’accesso;
    • il nome e i contatti di un dipendente preposto alla ricezione delle istanze di accesso;
  • due indirizzi di posta elettronica dedicati alla presentazione delle istanze:
    • un indirizzo di posta certificata (PEC) collegato al sistema di protocollo;
    • un indirizzo di posta non certificata, utilizzabile dai richiedenti che non dispongano a loro volta di un indirizzo PEC per l’invio;
  • due moduli standard utilizzabili, rispettivamente, per proporre:
    • una istanza di accesso generalizzato (allegato n. 1);
    • una istanza di riesame (allegato n. 2).

L’uso di un formato o modulo diverso da quello reso disponibile online sul sito istituzionale dell’amministrazione non può comportare, in ogni caso, l’inammissibilità o il rigetto dell’istanza.

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11 Commenti

  1. Francesco Addante

    Si rileva un miglioramento rispetto alla versione precedente delle L.G. che, al momento, prevedono tale tipo di riscontro solo se il richiedente pretenda (quindi con una successiva istanza) una puntale specificazione delle ragioni del diniego, eppure le PA dovrebbero già in prima istanza, dare spiegazioni al richiedente circa il possesso o meno delle informazioni richieste.Reference

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  2. Francesco Addante

    Rilevo un miglioramento rispetto alla attuale versione perché si intende riconoscere la validità di una richiesta anche nel caso di posta non certificata tuttavia non dovrebbe essere necessaria la preventiva verifica della identità del richiedente (C.I. allegata) visto che con il previgente D.lgs.33/2013 era sufficiente l’invio della richiesta anche tramite un modulo online

    Il FOIA inglese conferma questo orientamento ritenendo valida l’istanza di accesso civico presentata via email, via web o tramite Facebook o Twitter , l’importante è che sia scritta e che ci sia l’indicazione del proprio indirizzo.
    Quello scozzese o l’EIR, accettano, per la stessa finalità, persino un messaggio registrato in segreteria telefonica.Reference

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  3. Francesco Addante

    Sarebbe stato opportuno citare quanto il FOIA inglese stabilisce per i propri utenti, ossia chiedere loro di:
    • specificare il formato accettabile (anche diverso da quello di origine) in cui si desidera ricevere le informazioni,
    • facendo rilevare il diritto di consultarne più di uno (fotocopia o a stampa, via e-mail o su pen-drive, forma sintetica, ispezione di persona degli archivi, per telefono),
    • spiegando che si è tenuti a rispettare le preferenze, purché siano ragionevoli
    • riportando i costi di riproduzione ed eventualmente di spedizione (e chiedendo preventivamente la disponibilità a pagare)Reference

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  4. Francesco Addante

    A tale contesto si collega cosa si dovrebbere intendere per Dati,informazioni e documenti che devono essere rilasciati.

    Al riguardo le LG ANAC vigenti (al Par. 4.2. “Ambito oggettivo”) leggendo la norma riflettono e chiariscono che occorre riferirsi al dato conoscitivo come tale
    • indipendentemente dal supporto fisico sui cui è incorporato,
    • a prescindere dai vincoli derivanti dalle sue modalità di organizzazione e conservazione

    Dato le definizioni normative sia di ‘documento informatico’ e di ‘documento amministrativo’ probabilmente sarebbe meglio specificare, soprattutto ai non addetti ai lavori, come ha fatto il FOIA inglese, che

    “trattasi di documenti cartacei (anche le bozze), e-mail, note, informazioni memorizzate sul computer, cassette audio e video, (registrazioni di conversazioni telefoniche e video) micro-fiches, mappe, fotografie, note scritte a mano o qualsiasi altra forma di informazione” (se ovviamente ostensibili)”Reference

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  5. Roberto Scano

    Se il modulo disponibile è in formato .docx o .odt (per garantire chiaramente la compilabilità), con tale frase si impedisce di generare un PDF. Il termine “formato” in questo caso può creare confusione.
    Bene sarebbe incentivare l’uso di moduli PDF compilabili.Reference

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    • Marianna Tascone

      Ho paura che il pdf compilabile sia poco adatto alla conservazione nel tempo di un documento informatico… L’ottimo potrebbe essere un form web in grado di rilasciare copia/ricevuta della richiesta inviata (se poi integrato con il sistema informatico dell’ente, ancora meglio).

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  6. patrizia saggini

    La PEC del Comune – se correttamente impostata – permette anche la ricezione di messaggi provenienti da calle mail “normali”, quindi non è necessario istituire un’apposita mail, che comunque dovrebbe inviare la richiesta al protocollo dell’ente.Reference

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    • Marianna Tascone

      Concordo pienamente, una PEC aperta riceve indifferentemente da mail e da pec. Costringere l’amministrazione a gestire due caselle parallele è un aggravio sull’organizzazione del lavoro e confonde anche il cittadino. Per le stesse ragioni eviterei anche la creazione di caselle PEC specifiche. Le PEC dovrebbero costituire una sorta di indirizzo digitale dell’ente/ufficio, aprire invece una pec per ogni funzione trasferisce sul cittadino l’onore di conoscere l’organizzazione dell’ente per essere certi di agire in modo corretto. In generale trovo che dettagli così vicino al tema della “organizzazione del lavoro” siano poco astratti e durevoli, dovrebbero essere lasciati all’ente, meglio concentrarsi sui principi da perseguire.

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  7. E Maggioni

    EMaggioni
    Chiedo togliere l’avverbio “talmente” prima di vaghi in quanto superfluo e non semplce.
    Chiedo indicazioni più specifiche dell’onere di contattare il richiedente per precisare l’oggetto.
    L’onere cartaceo ad esempio delle foto a colori è rilevante in termini di costi di riproduzione e di tempo dedicato per cui chiedo che sia eccezionale l’invio cartaceo e sia previsto l’indicazione di indirizzo telematico anche di amici o collaboratori per l’inoltro. Chiedo di stabilire i costi di riferimento in via nazionale.

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  8. EMaggioni

    Ritengo necessaria l’identificazione del richiedente per ogni responsabilità accessoria.
    Consiglio di definire il termine informazioni in quanto, come da un precedente commento, il cittadino può interpretarlo come un diritto ad avere qualsiasi elemento di lavoro e quindi anche bozze??? Occorre garantire al lavoratore pubblico dipendente la necessaria privacy, il tempo necessario e la necessaria tranquillità collegata all’efficacia ed efficienza ed al non aggravamento della procedura anche per chi fornisce il servizio

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  9. mah

    Evidenzio che questa parte della circolare burocratizza troppo l’istanza FOIA. E la PEC, e la mail normale, e la sezione amministrazione trasparente… è sufficiente precisare se è obbligatorio o no creare una mail riservata per queste istanze. Altrimenti gli indirizzi che già esistono della PA van più che bene. Se il eprsonale è formato sa cosa deve fare di una istanza di accesso, qualunque sia il canale con cui gli arriva

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