8.Il dialogo con i richiedenti

Questa sezione fa parte della consultazione FOIA in consultazione fino al 19 maggio 2017

8.Il dialogo con i richiedenti

Il d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. n. 97/2016, pone a carico delle pubbliche amministrazioni l’obbligo di erogare un servizio conoscitivo, che consiste nel condividere con la collettività il proprio patrimonio di informazioni secondo le modalità ivi indicate.

Per realizzare questo obiettivo e, più in generale, le finalità di partecipazione e accountability proprie del c.d. modello FOIA, è auspicabile che le amministrazioni si adoperino per soddisfare l’interesse conoscitivo su cui si fondano le istanze di accesso, evitando atteggiamenti ostruzionistici.

Ai fini della adeguata trattazione di ciascuna istanza, dovrebbe ritenersi necessaria l’instaurazione di un “dialogo cooperativo” con il richiedente. L’amministrazione dovrebbe comunicare con il richiedente, in particolare, nei seguenti momenti:

  • tempestivamente, subito dopo la presentazione dell’istanza, al fine di:
    • rilasciare una ricevuta che attesti l’avvenuta presentazione dell’istanza e indichi il numero di protocollo assegnato e il termine entro il quale l’amministrazione è tenuta a rispondere;
    • chiedere, ove disatteso, l’adempimento dell’onere identificativo;
    • chiedere eventuali chiarimenti circa l’oggetto della richiesta o, in caso di manifesta irragionevolezza (supra, § 7, lett. d), una sua ridefinizione;
    • confermare che l’invio dei dati o documenti richiesti avverrà in formato digitale, salvo che una diversa modalità di trasmissione sia stata richiesta dal privato e non risulti eccessivamente onerosa per l’amministrazione;
    • indicare gli eventuali costi di riproduzione derivanti dalle diverse modalità di accesso, nel rispetto del criterio di effettività indicato dall’art. 5, c. 4, d.lgs. n. 33/2013;
  • entro il termine di conclusione del procedimento, al fine di:
    • comunicare al richiedente la decisione motivata in ordine alla sua istanza;
    • in caso di accoglimento dell’istanza, trasmettere la documentazione richiesta contestualmente (salvo il diverso termine previsto dall’art. 5, c. 6, nel caso di opposizione di uno o più controinteressati);
    • in caso di rigetto dell’istanza, comunicare le ragioni del diniego e contestualmente indicare i mezzi di riesame e di ricorso giurisdizionale esperibili.

8.1. Rapporti con i media e i social watchdogs

Ferma restando la necessità di istruire in modo completo e accurato ogni singola richiesta di accesso a prescindere dall’identità del richiedente, nel più rigoroso rispetto dei principi di buon andamento e imparzialità dell’azione amministrativa, occorre tener conto della particolare rilevanza, ai fini della promozione di un dibattito pubblico informato, delle istanze di accesso provenienti da giornalisti e organi di stampa o da organizzazioni non governative, cioè da soggetti riconducibili alla categoria dei “social watchdogs” cui fa riferimento anche la giurisprudenza della Corte europea dei diritti dell’uomo (da ultimo, caso Magyar c. Ungheria, 8 novembre 2016, § 165). Nel caso in cui la richiesta di accesso provenga da soggetti riconducibili a tale categoria, si raccomanda alle amministrazioni di verificare con la massima cura la veridicità e la attualità dei dati e dei documenti rilasciati, per evitare che il dibattito pubblico si fondi su informazioni non affidabili o non aggiornate.

8.2. Pubblicazione proattiva

Al medesimo fine, nonché per accrescere la fruibilità delle informazioni di interesse generale e l’efficienza nella gestione delle istanze, si raccomanda alle amministrazioni di valorizzare la possibilità di pubblicare informazioni anche diverse da quelle oggetto di pubblicazione obbligatoria. In particolare, la pubblicazione proattiva appare fortemente auspicabile quando si tratti di informazioni di interesse generale o che siano oggetto di istanze ricorrenti: ad esempio, quando si tratti di dati o documenti richiesti, nell’arco di un anno, più di tre volte da soggetti diversi.

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6 Commenti

  1. Francesco Addante

    Anche in questo caso ci può essere utile quanto stabilisce l’UK che
    esorta le PA inglesi a fornire consulenza e una ragionevole assistenza a chiunque abbia inoltrato o intenda presentare una richiesta di accesso alle informazioni con lo stesso trattamento che riceverebbe il cliente di un’azienda privata: parlargli, spiegargli come funziona il FOIA, chiarendo che tipo di informazioni potrebbero essere divulgate, scoprire quello che vuole, e poi contattarlo per verificare di aver capito bene quello che chiede o consigliandolo di riformulare la sua istanza, spiegando, ad esempio, quali possano essere le opzioni a sua disposizione, chiedere se qualcuna di queste potrebbe adeguatamente rispondere alla sua esigenza, descrivergli la natura delle informazioni, o fornire quelle aggiuntive per aiutare a considerarle nel contesto. “In ogni caso, l’utente dovrà ricevere assistenza se non riesce a capire quali informazioni siano disponibili, se non è riuscito a presentare una valida richiesta (nel qual caso la P.A. si deve prodigare a istruirlo adeguatamente affinché ci riesca) o se l’Ente non è in grado di comprenderlaReference

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  2. Francesco Addante

    Proprio perché hanno il compito di fornire alle PA indicazioni operative di comportamento, le linee guida dovrebbero, in particolare nelle FAQ, fare sempre e comunque riferimento ad un principio fondamentale: quello di suggerire, se non persino imporre di aiutare il richiedente, soprattutto l’istante in difficoltà, ad esercitare correttamente il proprio di diritto di conoscenza, fornendo una consulenza e ragionevole assistenza in ogni circostanza, anche in misura preventiva.

    Pertanto, le linee guida italiane, così come fanno quelle inglesi, dovrebbero (subito per quello che è possibile importare come esperienza dagli altri ordinamenti, in futuro per ciò che si può imparare dopo) riportare, in modo articolato e il più possibile approfondito, esempi di casi reali e buone pratiche che possono aiutare le P.A. a decidere come meglio comportarsi nelle stesse e identiche circostanze.

    La corretta compilazione dei Registri prima accennati potrebbe fornire un grande aiuto in tal senso.Reference

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  3. Francesco Addante

    Per rendere effettivamente concretizzabile la collaborazione che devono prestare le P.A. è necessario predisporre delle raccomandazioni (all’interno delle stesse linee guida) che condizionando proceduralmente/operativamente e controllando in qualche modo (in maniera non vincolante, ma l’Ente che se ne discosta lo dovrebbe adeguatamente motivare) il comportamento delle Amministrazioni, siano in grado di costituire una guida essenziale e fondamento per il raggiungimento di tale scopo. A tal riguardo il FOIA inglese prevede raccomandazioni circa la “gestione delle richieste” , delle “informazioni”, e in particolare delle procedure di “riesame” (in caso di reclamo o anche revisione interna) per cui vengono indicati i casi in cui attivarla e le operazioni da intraprendere per garantire la buona riuscita della decisione finale.Reference

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  4. Francesco Addante

    Per una maggiore completezza per gli utenti si ritiene opportuno suggerire un’attenzione anche per ciò che riguarda l’altro tipo di trasparenza (dati a pubblicazione obbligatoria).

    Infatti, in merito alla trasparenza reattiva il FOIA inglese obbliga le PA a
    -pubblicizzare l’esistenza dello schema di pubblicazione in qualsiasi modo (anche bacheche, volantini o manifesti) normalmente utilizzato per comunicare con il pubblico,
    – informare l’istante che ha il diritto a chiedere ulteriori dati, visto che tale schema rappresenta il minimo di quello che occorre divulgare,
    – tenendo in considerazione il fatto che gli utenti debbano sempre poter accedere regolarmente alle informazioni, o riceverle prontamente e automaticamente, ogni volta che le chiedonoReference

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  5. Sergio Talamo

    I paragrafi sul Dialogo con i richiedenti, sui Rapporti con i social watchdogs e sulla Pubblicazione proattiva segnano a mio parere una svolta sul punto nevralgico del “front office” della pubblica amministrazione. Emerge con chiarezza la novità assoluta di un’interpretazione della trasparenza che vincola le pa non solo a comunicare in modo chiaro, tempestivo ed esaustivo, non solo a rispondere alle richieste senza rinvii o burocratese, ma addirittura a collaborare con il cittadino per raggiungere “insieme” il risultato della comunicazione trasparente.
    Per queste ragioni, a nome mio e della rete #PAsocial, che coordina le crescenti buone pratiche sull’uso dei social al servizio del cittadino e che, fra le altre cose, sta elaborando idee sulla riorganizzazione della comunicazione pubblica attraverso una revisione della legge 150/2000, esprimo l’auspicio che nella circolare vengano inserite tre indicazioni alla PA, proprio al fine di rendere effettive ed efficaci le attività citate nei paragrafi 8, 8.1 e 8.2, e in generale per favorire la piena esplicazione delle potenzialità di coinvolgimento e partecipazione civica insite nella nuova trasparenza generalizzata:
    a) attribuire un ruolo centrale alle strutture di comunicazione pubblica. Uffici Stampa e URP, o come diversamente denominati nelle singole pa, devono operare di concerto con gli uffici per la trasparenza per gestire tutte le fasi che interessano il contatto diretto con il pubblico e con i media. Le strutture comunicative saranno altresì impegnate nell’organizzazione di campagne di comunicazione, produzione di notizie web e multimediali e incontri con stakeholders, portatori di interessi ed associazioni civiche al fine di favorire la piena consapevolezza dei nuovi diritti di accesso civico e delle loro modalità applicative.
    b) invitare le pa a favorire nelle strutture di comunicazione l’uso sistematico e professionale dei social media, regolati da apposite Social Media Policy. I social, infatti, sono strumenti che per loro natura, agevolando il contatto in tempo reale e la rilevazione del feedback dei cittadini, nonché la pubblicazione di informazioni e documenti di interesse generale, possono diventare motori di trasparenza che affiancano e rafforzano le necessarie vie formali previste per l’accesso civico generalizzato.
    c) Infine, last but not least, raccomandare alle amministrazioni di realizzare indagini periodiche di Citizen satisfaction, che dovranno interessare non solo l’impatto della trasparenza ma anche il feedback dei cittadini sulla qualità dei servizi previsti dalla Carta dei Servizi. I risultati di tali indagini andranno pubblicate sui siti e sui social media per favorire il dibattito pubblico e, ove necessario, il riorientamento e la riqualificazione del servizio.

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  6. GIOVANNI STEFANELLI

    Al fine di scongiurare l’adozione di norme regolamentari, da parte delle P.A., circa l’applicazione di costi di riproduzione ed altre voci di spesa quali diritti di ricerca e visura, laddove l’accesso, la visione e l’estrazione di copie vengano effettuate esclusivamente con sistemi digitali e la conseguente trasmissione dati con modalità telematiche, si ritiene opportuno puntualizzare che non dovranno prevedersi oneri e spese di alcuna natura a carico dell’istante, atteso che la P.A. non sostiene alcun costo di riproduzione né per utilizzo di materiale di consumo.Reference

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