4. Gli uffici competenti

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    1. Gli uffici competenti

    Per ciò che attiene al versante dell’organizzazione interna, ad integrazione di quanto raccomandato nelle Linee guida A.N.AC. (§ 3.2), si osserva quanto segue.

    La disciplina dettata dall’art. 5 del d.lgs. n. 33/2013 presuppone la distinzione tra diverse tipologie di competenze: a ricevere le istanze, a decidere su di esse, e a decidere sulle istanze di riesame. Di seguito, sono illustrate le implicazioni organizzative di tale distinzione.

    4.1. La competenza a ricevere le istanze

    Per quanto riguarda gli uffici competenti a ricevere l’istanza, l’art. 5, c. 3, d.lgs. n. 33/2013 stabilisce che l’istanza può essere presentata alternativamente a uno dei seguenti uffici:

    • all’ufficio che detiene i dati, le informazioni o i documenti;
    • all’Ufficio relazioni con il pubblico;
    • ad altro ufficio indicato dall’amministrazione nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale.

    Tutti gli uffici sopra indicati devono ritenersi competenti a ricevere le istanze di accesso generalizzato e, ove non coincidenti con l’ufficio competente a decidere sulle medesime (§ 4.2), devono trasmetterle a quest’ultimo tempestivamente.

    Ove sia palese che l’istanza è stata erroneamente indirizzata a un’amministrazione diversa da quella che detiene i dati o documenti richiesti, l’ufficio ricevente dovrebbe darne tempestiva comunicazione al richiedente e, ove possibile, indicare l’ufficio competente.

    Il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza può ricevere soltanto le istanze di accesso civico semplice, riguardanti “dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria” (art. 5, c. 3, d.lgs. n. 33/2013). Ove una istanza di accesso generalizzato sia stata erroneamente inviata al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, quest’ultimo provvede al tempestivo inoltro all’ufficio competente a decidere sull’istanza (§ 4.2).

    4.2. La competenza a decidere sull’istanza

    La competenza a decidere se accogliere o meno una istanza di accesso generalizzato spetta, di regola, all’ufficio che detiene i dati o i documenti richiesti. In linea di principio, tale ufficio dovrebbe coincidere con l’ufficio competente nella materia cui attiene la richiesta (competenza ratione materiae). Nei casi dubbi, sarebbe preferibile accordare rilievo al criterio fattuale del possesso dei dati o documenti richiesti. A rigore, l’ufficio che risulti essere in possesso dei dati o documenti richiesti non può respingere l’istanza di accesso per ragioni legate al difetto di competenza nella materia oggetto della richiesta.

    4.3. La competenza a decidere in sede di riesame

    Ai sensi dell’art. 5, c. 7, d.lgs. n. 33/2013, “nei casi di diniego totale o parziale dell’accesso o di mancata risposta entro il termine (…), il richiedente può presentare richiesta di riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza”. Il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza decide con provvedimento motivato entro il termine di venti giorni.

    Ove i dati o documenti richiesti siano detenuti dal responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, che dunque è competente a decidere in sede di prima istanza, è necessario che l’amministrazione individui preventivamente un distinto ufficio (sovraordinato o, in mancanza, equiordinato), eccezionalmente competente a decidere sulle istanze di riesame. L’Ufficio competente per il riesame deve essere indicato al richiedente in caso di rigetto totale o parziale dell’istanza.

    4.4. La individuazione di “centri di competenza” (c.d. help desk)

    Nelle Linee guida A.N.AC. (§ 3.2) si raccomanda alle amministrazioni, “Al fine di rafforzare il coordinamento dei comportamenti sulle richieste di accesso (…) ad adottare anche adeguate soluzioni organizzative”, in particolare individuando “risorse professionali adeguate, che si specializzano nel tempo” e “che, ai fini istruttori, dialog[hino] con gli uffici che detengono i dati richiesti”.

    Ciascuna amministrazione è, dunque, invitata a individuare le unità di personale, adeguatamente formate, che assicurino le funzioni di “centro di competenza” o “help desk”, al fine di assistere gli uffici della medesima amministrazione nella trattazione delle singole istanze (v. anche A.N.AC. del. n. 1309/2016).

    Oltre a fornire indicazioni di carattere generale o assistenza in merito a specifiche istanze, il personale dell’help desk dovrebbe assicurare:

    • la capillare diffusione interna delle informazioni riguardanti gli strumenti (procedurali, organizzativi o di altro tipo) impiegati dall’amministrazione per dare attuazione alla normativa sull’accesso;
    • la disseminazione di buone pratiche e di indicazioni operative provenienti dalle autorità centrali che monitorano e orientano l’attuazione del d.lgs. n. 97/2016 (Dipartimento della funzione pubblica e A.N.AC.).

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7 Commenti

  1. Francesco Addante

    “Ove sia palese che l’istanza è stata erroneamente indirizzata a un’amministrazione diversa da quella che detiene i dati o documenti richiesti, l’ufficio ricevente dovrebbe darne tempestiva comunicazione al richiedente e, ove possibile, indicare l’ufficio competente.”

    Assolutamente no, in uno spirito di assistenza e collaborazione al richiedente, deve essere la PA a inoltrare l’istanza a quella competente, infatti, come ha prescritto il Cons. Stato Sez. VI, Sent., 03/10/2016, n. 4067 , l’eventuale errata presentazione dell’istanza all’ufficio non competente, non autorizza lo stesso a negare l’accesso o a differirlo ma che invece è dovere dell’ufficio ricevente inoltrare subito la domanda a quello ritenuto competente, dandone informazione alla parte interessataReference

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    • Fulvio Albanese

      Concordo totalmente!, anche perchè il legislatore con il comma 2 dell’articolo 6 del dpr 184/2006 ha previsto per l’ufficio erroneamente interpellato, l’obbligo di trasmissione la richiesta all’ufficio competente:

      Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184
      Art. 6. Procedimento di accesso formale
      (…)
      2. La richiesta formale presentata ad amministrazione diversa da quella nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dalla stessa immediatamente trasmessa a quella competente. Di tale trasmissione è data comunicazione all’interessato.

      La disposizione deve essere prevista anche per l’accesso civico generalizzato.

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      • boh

        D’accordo. Ma precisando che per l’amministrazione che riceve l’inoltro dalla PA ‘sorella’ incompetente, il termine di risposta inizia a decorrere da quando le perviene la comunicazione, non da quando il cittadino ha fatto la prima istanza. E comunque se la prima PA non è sicura di chi sia competente deve comunque poter rispondere negativamente senza mettersi a fare ricerche su chi possieda i dati o sia competente su una determinata questione!

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    • Marianna Tascone

      concordo totalmente, e aggiungo a supporto una sentenza del Consiglio di Stato, Sez. V, 11/6/2013 n. 3231: “Costituisce espressione del fondamentale canone costituzionale del
      buon andamento a cui deve ispirarsi l’azione amministrativa, il
      principio generale secondo cui le amministrazioni pubbliche e i
      gestori di pubblici servizi non possono richiedere ai privati atti o
      certificati relativi a stati, qualità personali e fatti attestati in
      documenti già in possesso della stessa o di altra Amministrazione.”

      Rispondi
  2. Francesco Addante

    Guardando al FOIA inglese, probabilmente occorre suggerire alle PA un adeguamento organizzativo tale da prevedere il riscontro dell’istanza da parte di chi detiene i dati. Ufficio che potrebbe rivolgersi, nel corso della propria istruttoria, ad uno giuridico (ormai divenuto indispensabile per tutti gli adempimenti a cui sono sottoposti le PA) competente (anche) in materia di FOIA, e centralizzato per tutti gli altri.
    Punto di riferimento che potrebbe essere in grado di supportare le Posizioni Organizzative destinatarie dell’istanza nella ponderazione tra l’interesse pubblico alla disclosure generalizzata e la tutela di altrettanti validi interessi considerati dall’ordinamento, rispetto ad eccezioni assolute e qualificate.Reference

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  3. Francesco Addante

    Dovendo le PA italiane districarsi , con molte difficoltà e incertezze, tra i tre diversi tipi di accesso , sarebbe opportuno integrare la costituenda circolare con un diagramma di flusso di gestione della richiesta che sia in grado di fornire una panoramica dettagliata dei passi (singole azioni) che la P.A deve seguire quando deve svolgere l’attività valutativa con la tecnica del bilanciamento, caso per caso, tra l’interesse pubblico alla disclosure generalizzata (sia per dati obbligatori che aggiuntivi) e la tutela di altrettanti validi interessi considerati dall’ordinamento.

    Nel Regno Unito, il diagramma in questione, riporta con dettaglio e certezza, step by step, il percorso di comportamento che la P.A. deve rispettare, pur nell’ambito della sua autonoma discrezionalità, a seconda del verificarsi di specifiche circostanze, per valutare e infine determinare se sia possibile, o meno, rilasciare le informazioni richieste.

    Ogni passaggio è corredato dal riferimento e collegamento alle diverse articolazioni (sezioni) delle linee guida e della relativa normativa.

    Vedasi
    Il workflow della gestione della richiesta

    https://ico.org.uk/media/for-organisations/documents/1167/flowchart_of_request_handling_under_foia.pdfReference

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  4. Ermelinda Fedele

    L’accesso alle informazioni e ai dati della PA previsto dal decreto trasparenza sarà, con molta probabilità, un processo articolato e che si esprimerà in più fasi in particolare se si parla di “accesso generalizzato”.
    I documenti e le procedure della PA non sono, infatti, da ritenersi parte del patrimonio conoscitivo del cittadino medio e non sempre lo sono anche ai livelli esperienziali più elevati.
    Nella maggior parte dei casi, anche in virtù della loro complessità e delle peculiarità di ciascun ambito, la struttura e i contenuti dei documenti nonchè le procedure sono patrimonio esclusivo degli addetti ai lavori.
    Per questo motivo le richieste di accesso documentale o procedurale difficilmente potranno centrare in prima istanza l’obiettivo chiudendo il caso nei due passaggi di richiesta / consegna.
    Più probabilmente infatti, sarà necessario un consulto che permetterà all’utente richiedente prima di tutto di informarsi su documenti e procedure di suo interesse e poi di specificare meglio la richiesta coinvolgendo più di una risorsa.
    La circolare prevede già fasi e condizioni della procedura e tornerebbe utile, magari a seguito di una fase di test, formalizzare con strumenti di controllo, tra cui gli use case diagram, le procedure di accesso in vista anche di una eventuale successiva informatizzazione della procedura.
    Applicare lo stile di progettazione di un software al processo applicativo della trasparenza amministrativa (FOIA incluso) consentirebbe di esercitare un maggior controllo sull’interazione facilitando l’applicazione del decreto trasparenza tanto al richiedente quanto all’ufficio competente. Strumento utile a formalizzare anche la valutazione ed il monitoraggio dell’attività.

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