Gestione documentale: fino al 27 maggio aperta la consultazione pubblica di AgID sui registri di protocollo

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha aperto la consultazione pubblica sul documento di indirizzo recante indicazioni operative per la produzione e selezione (conservazione e scarto) dei registri di protocollo, con l’obiettivo di rendere più omogenee ed efficaci le procedure di gestione documentale nelle pubbliche amministrazioni.  

Il tema si collega anche all’impegno C6 del 6° Piano d’Azione Nazionale per il governo aperto, al quale AgID partecipa come una delle amministrazioni responsabili. L’impegno punta a promuovere il ruolo delle nuove tecnologie e dei dati come bene comune, rafforzando l’accessibilità, la fruibilità e l’utilità delle informazioni pubbliche anche ai fini del monitoraggio civico e della partecipazione. 

In questo quadro, il documento dedicato ai registri di protocollo interviene su un passaggio operativo centrale della gestione documentale pubblica: la corretta produzione, conservazione e selezione dei registri annuali, giornalieri e di emergenza. La definizione di regole condivise per la loro formazione e gestione contribuisce infatti a garantire la tracciabilità dei documenti, la ricostruzione delle attività amministrative e una maggiore trasparenza dei processi decisionali.  

Il testo in consultazione nasce dall'esigenza di fornire indicazioni operative chiare e uniformi su tutto il territorio nazionale, rispondendo a domande cruciali: come nasce, come si conserva e quando può essere eliminato un registro di protocollo informatico? 

 Il documento si concentra su tre tipologie di registri previste dalla normativa: 

• Registro annuale: l’elenco completo di tutti i documenti protocollati nel corso dell'anno;
• Registro giornaliero: l’elenco di tutte le operazioni effettuate in una singola giornata;
• Registro di emergenza: il registro da utilizzare esclusivamente nei casi in cui il sistema informatico principale non sia disponibile. 

Tra i profili di maggiore rilievo, il documento introduce criteri per la gestione e lo scarto dei registri temporanei, con l’obiettivo di razionalizzare i processi di conservazione digitale e ridurre le duplicazioni. In particolare, vengono disciplinate le condizioni per l’eliminazione dei registri giornalieri e di emergenza una volta che i relativi dati siano stati correttamente trasferiti e messi in sicurezza nel registro annuale. 

La consultazione è aperta fino al 27 maggio 2026; commenti, suggerimenti e osservazioni possono essere inviati tramite Posta Elettronica Certificata all’indirizzo protocollo@pec.agid.gov.it, indicando nell’oggetto: “Consultazione Documento di indirizzo registri di protocollo”. 

Al termine della consultazione pubblica, AgID esaminerà i contributi pervenuti per definire la versione finale del documento, destinata a costituire un riferimento tecnico-operativo per la gestione dei registri di protocollo nelle pubbliche amministrazioni.